FinOps הינו מושג שהופך שגור ובעל משקל משמעותי יותר בכל ארגון, בעיקר עם התחזקות המגמה של מעבר למחשוב ענן. ככל שהארגון משקיע משאבים גדולים יותר בפתרונות מבוססי ענן, כך גובר הצורך בביצוע אסטרטגיית FinOps, במטרה לנהל בצורה אופטימלית את הוצאות הענן, תוך הסתכלות והתחשבות הוליסטיים לוקחים בחשבון את הצרכים העסקיים של כלל הגורמים בארגון: מערכות מידע, מוצר, שיווק, שירות ומכירות ועוד.
הריכוזיות של ניהול מערך הענן בארגון מאפשר לבנות תמונה טובה ועדכנית יותר לגבי ניצול המשאבים הטכנולוגיים, ולכן גם מחזקים את היכולת הניהולית לקבלת החלטות דינמיות העונות על הצרכים המדויקים של הארגון. חברת מימון ישיר, פנתה אלינו כדי להשיג בדיוק את זה: לייצר חיסכון בעלויות מחשוב הענן ובמקביל לעשות סדר בניהול העלויות בראיה הוליסטית ומחזורית, תוך ניטור שוטף של הפעילות.
את הפרויקט המשותף יזמו והובילו רונית פטר סמנכ"לית טכנולוגיות ועינת טל, ה-OCIO, ובשיתוף פעולה עם צוות המומחים שלנו, ניגשנו אל האתגר בשלושה שלבים מרכזיים:
שלב ה-Inform: בשלב זה ממפים את המצב הקיים, תוך יצירת תמונה שקופה וכוללת של מערך עלויות הענן בתוך הארגון. במסגרת זו היה נדרש לזהות ולסמן את העלויות המשמעותיות ביותר, הזוכות לשם "החשוד המיידי"… אותן עלויות שמשקלן היחסי בסך ההוצאות הוא הגבוה ביותר ולכן גם המשפיע העיקרי על התקציב השוטף. ואכן בפרויקט המדובר מיפינו ביחד עם הצוות המקצועי במימון ישיר את כל הוצאות הענן בארגון, תוך הגדרת ההוצאות הגבוהות והמשמעויות ביותר.
שלב ה-Optimize: שלב שבו מנתחים לעומק את הממצאים שעולים בשלב הקודם, במקביל בוחנים את ארכיטקטורת העל, מנסים להבין היכן ניתן לבצע אופטימיזציה תוך מיקוד בניסיון להתייעלות בטווח קצר, בלי לשנות ארכיטקטורה וקוד, בעיקר שינויים של קונפיגורציה בענן, תוך גיבוש המלצות בצורה זהירה ושקולה, כשערך החיסכון הוא שעומד מול העיניים. המטרה בשלב זה הוא לייצר Quick Wins לארגון, תוך השקעה קטנה יחסית של מאמצים, ואכן שמחנו לסייע לחברה לייצר חיסכון של כ-30% מעלויות הענן במהלכים פשוטים יחסית. למשל, משאבי ענן שכבר לא נמצאים בשימוש, עדכון מודלי תמחור של ספקיות הענן לגרסאות חדשות ויעילות יותר, רכישת תוכניות ארוכות טווח היכן שניתן, או קבלת הנחות רק מעצם הפניה לריסלרים כדי להבין את מודל התמחור הקיים (ז"א, הנחות מבלי לבצע שינוי בודד בתשתית הקיימת). גורם משפיע נוסף, כזה שכדאי מאוד להתייחס אליו, הינו המודעות הפנים ארגונית שהובילה אנשים רבים ליזום בעצמם מהלכי חיסכון וצמצום היכן שניתן.
שלב ה- Operate: המטרה בשלב זה: להגדיר מתודולוגיית FinOps ותהליכי העבודה הנלווים, מבלי להמציא את הגלגל שכן קיימת מתודולוגיה מקובלת וסדורה. לכן אין צורך להמציא מחדש, אבל כן חשוב להתאים את המהלכים אל צורכי ואילוצי הארגון הספציפי. כך למשל, נדרש לזהות מי הפרסונות הרלוונטיות שכן חשוב לקחת בחשבון בתהליך קבלת ההחלטות במסגרת אסטרטגיית ה FinOps. אותן הפרסומות משתנות ונבדלות מארגון אחד לשני, ובמקרה של מימון ישיר הוגדרו 4 פרסונות מרכזיות הרלוונטיות לאופרציה, לכל אחת גובשה בדיוק הגדרת התפקיד, באיזה אחוז משרה הם נדרשים לטובת פעילות ה FinOps וכו'.
על בסיס שלושת השלבים ולאחר הגדרת הפרסונות הספציפיות, יצאנו לבניית תכנית העבודה: מה מותר ואסור לעשות, הגדרת בקרות, וכלי ניהול המחוברים לשירותי הענן ומספקים דאטה עדכנית וזמינה לגבי היקף השימוש בפועל וכן תובנות עסקיות נוספות. כיוון שלמימון ישיר יש נוכחות בכל שלושת העננים (תוצאה בין היתר של רכישות מוצרים שכבר פעלו על גבם), הדבר הווה אתגר ניהולי ותשתיתי משמעותי, לכן שילוב כלי ניהול ומעקב אחר פעילות הענן ייצרה ערך עסקי משמעותי לארגון.
וורנר פוגלס (Werner Vogels), ה-CTO של שירותי הענן באמזון, התייחס לנושא ה FinOps בכנס ה- re:invent האחרון ואמר: 1. בניהול מערך הארכיטקטורה בענן: מרכיב העלות הוא אחד המשמעותיים והחשובים ביותר שצריך לבדוק, יותר ממאפיינים אחרים, והיום ישנה מודעות הולכת וגדלה לגבי זה. הגביע הקדוש בהיבט הזה הוא לאפשר לארגון לקשר באופן ישיר בין היקף ההשקעה במחשוב ענן, לבין שורת הרווח. 2. לדעתו, כל פונקציה בארגון צריכה להבין ב FinOps, כי לכל אחד יש קשר והשפעה, טכנית או מוצרית על היקף הצריכה והמשאבים שהם דורשים, לולכן לכולם יש השלכות על תשתיות הענן בארגון.
בעבודה המשותפת עם מימון ישיר, התהליך התמקד באופן שבו מנהלים את האופרציה בשוטף ברמת התקציב, המעקב, התכנון, ניהול פגישות שוטפות עם מנהלי הפינאופס בארגון, הצפת הפערים, סטטוסים וגם איך מנחילים את זה לתוך הארגון עמוק יותר. התוצאה: מימון ישיר היו מאוד מרוצים מהתהליך והתוצרים שהושגו, בעיקר לאור העובדה שהם נדהמו מהחיסכון שנוצר, וגם כמה אנשים לא טכנולוגיים, הבינו את הפער ואת ההזדמנות שנוצרת, דווקא בארגון שהיסטורית ממוקד On Premise.
במילים אחרות, לתהליך המשותף הייתה השפעה רחבה על עצם ההבנה של הארגון לגבי מידת החיסכון שניתן להגיע אליה. כעת צוות המומחים שלנו ממשיך ללוות את מימון ישיר ביישום מתודולוגיית החיסכון.
בהזדמנות זו, אנו רוצים להביע את תודתנו העמוקה לצוות העבודה המשותף שנתן אמון מלא, השקיע את המשאבים והרצינות הנדרשים כדי להשיג תוצאות מהירות, ושגילה פתיחות, כנות ואומץ ברצון להתייעל ולשפר.
