הרי אתם בטח יודעים מה נותנת כל מערכת, מי הכי טובה, מה המחירים
בחירת מערכת ERP היא תהליך מהותי וקריטי לארגון.
פרט לתוצר החשוב של בחירת מערכת וספק התהליך גם מזקק לארגון את הנושאים החשובים יותר, את הפרמטרים שיעשו את השינוי עבור אותו ארגון.
ולא, זה ממש לא אותו הדבר בכל הארגונים !
בתקופה האחרונה סיימנו תהליך מרתק שכזה עם חברה גלובאלית מובילה. חברת סטארטאפ ישראלית צומחת ומצליחה עם יצירתיות מדהימה וחדשנות.
החברה שנשמור על פרטיותה נמצאת כבר מספר שנים בתהליך צמיחה מואץ, בשינויים תכופים, פתיחת חברות בת ועוד…. החברה הגיעה להבנה שעל מנת לאפשר לארגון את המשך הצמיחה העסקית המתוכננת ועל מנת לעמוד ביעדים האגרסיבים שהציבו לעצמם – עליה לבנות תשתית יציבה, גמישה ורובסטית בצורת מערכת ה ERP של הארגון.
כאן נכנסים מומחי שטראוס אסטרטגיה וצוות ה ERP שלה לתמונה. המומחים שלנו הגיעו לארגון לאחר שהחברה עברה תהליך מקדים בו הגדירו את חזון החברה בהקשרים של מורכבות התהליך העסקי העתידי והיעדים האסטרטגיים שלה. זו הייתה נקודת המוצא שלנו לתהליך, והחל ממנה הלכנו עם הארגון יד ביד את הדרך המרתקת לבחירת הדור הבא של מערכת ה ERP של החברה.
אז מה בעצם כולל התהליך ?
# בניית צוות – שלב ראשון וקריטי הינו בניית הצוותים. בעזרת הצוות של הארגון נבנו צוותי הפרויקט – המובילים המקצועיים, מנהלת הפרויקט, ועדת ההיגוי. הצטרפו אלינו לפרויקט אנשים מקצועיים, מומחים בתחומם שעזרו לנו ללמוד ולהכיר את העולמות העסקים של החברה.
# מיפוי – השלב הבא הוא סקירה וניתוח מקיפים של התהליכים העסקים עם בעלי התפקידים המובילים. בשלב הזה מתחיל לקרות הקסם!
השילוב של דרישות הארגון עם הניסיון של מומחי שטראוס, מאפשר לנו ביחד לזהות את מה שייחודי, לזהות את הפרמטרים שהם קריטיים ואת אלו שיהיו Game changer עבור החברה. בשלב זה צפים ועולים עוד הרבה נושאים כגון תהליכים שאינם Best practice ויהיה כדאי לנצל את החלפת המערכת ולשנות אותם. קשרים בין מערכות שאינם בנויים אופטימלית וכדאי להגדיר מחדש את תחום האחריות של כל מערכת ועוד.
# אבחון – לאחר שאספנו את כל הדרישות, הגדרנו ביחד את הפרמטרים הקריטיים לבחירה – אלו אותם פרמטרים שעל פי הניקוד שיתקבל לאותו נושא תבחר המערכת. רשימה זו נראית אחרת אצל כל לקוח והיא זו שמצליחה בסופו של דבר להביא את המערכת הכי מתאימה והמיטבית לארגון הספציפי.
במקביל לעבודה בתוך הארגון התחלנו לעבוד על החלק השני – החוצה אל מול המערכות והספקים. מעבר לעובדה שהמערכת צריכה להתאים לארגון, חשוב לא פחות למצוא את המיישם המתאים. פרויקט טוב חייב לכלול את שני הגורמים, אחרת נתקל בקשיים רבים בהמשך. אנו מתברכים בשנים האחרונות במערכות חדשות ובגרסאות חדשות למערכות קיימות ובעקבות כך יש לנו מגוון מערכות מעניינות מאוד לבחינה.
> קודם כל הבאנו בפני הלקוח את הרשימה הארוכה (ה long list ) הכוללת בערך את כל מערכות ה ERP הנמכרות בארץ לארגונים מסדר הגודל המדובר. העלנו לדיון ניתוח של המערכות, היתרונות, החסרונות, הניסיון, הורטיקלים ועוד. בתהליך משותף ומהיר (אך מעמיק) צמצמנו את הרשימה למערכות וספקים בעלי הסיכוי הגדול ביותר להתאמה ללקוח ולצרכיו (ה short list).
> כעת החל תהליך הבחינה המעמיק של הפתרונות – הספקים ענו בצורה מפורטת וגם תמחרו את הפרויקט, קיימנו מצגות וסדנאות, שוחחנו עם לקוחות ממליצים – הפכנו יחד עם הלקוח את הפתרונות וההצעות מצד לצד עד להבנה והחלטה. לאורך כל התהליך עמדו לנגד עיננו אותם פרמטרים שהגדרנו ביחד עם הארגון כפרמטרים המשמעותיים ביותר ודרכם, על אף כמויות המידע העצומות שהצוות קלט בתקופה זו, הצלחנו כל פעם מחדש למקד את עצמנו.
אז נכון, החלפת מערכת ERP היא תהליך לא קצר, הדורש התגייסות ומחויבות של הארגון כולו.
בזכות התהליך הזה מרוויחים מספר דברים חשובים:
· אנחנו יודעים שהבחירה לצאת לדרך עם הספק והמערכת יביאו הכי הרבה ערך מוסף ללקוח.
· במסע המשותף זיהינו נושאים חשובים שנדרש לשנות בתהליך והארגון כבר יכול להיערך אליהם.
· אנחנו ממוקדים על התהליכים שהינם הקריטיים ביותר לארגון ונמשיך ונתמקד בהם גם בתהליך היישום.
· נבנה בארגון צוות מקצועי חזק ומגובש שיכול עכשיו להמשיך ולהוביל את הפרויקט בשלבים השונים.
כל סוף הוא התחלה חדשה: אומנם סיום תהליך הבחירה הוא רק ההתחלה של המשימה האמיתית של החלפת מערכת ה ERP בלקוח, אולם ביצוע מדויק ונכון שלו הינו קריטי להצלחת הפרויקט עצמו.
ומה עכשיו ? עכשיו אנחנו בשטראוס מלווים את הלקוח בפרויקט, ממשיכים להביא את הניסיון שלנו ככל הניתן כדי לעזור ללקוח לצלוח את השלב החשוב כל כך של החלפת המערכת והשגת היעדים העסקים שהוגדרו לתהליך !
רוצים גם לעבור חוויה מוצלחת בבחירת או החלפת מערכת ERP ?
צרו קשר איתנו, הקפה והניסיון עלינו – smadar@s-strauss.techjump.co.il
