הביטוי ״הזמן יקר״ מקבל משמעות כפולה ומכופלת כשמדברים על תכניות העבודה ומשך הזמן שהן לוקחות ברוב הארגונים. אבל מנורה היא לא עוד ארגון. במהלך 2023 מנהל אגף מערכות מידע של החברה, יקי ז'ינו הגדיר חזון חדש לאגף: לאמץ מתודולוגיית עבודה הדוגלת בתכנון לטווחים קצרים (תכנית כל רבעון), ולאחר עיבוד והחלטת הנהלה הוחלט לקצר את לוחות הזמנים ולגבש תכנית חדשה כל חודשיים!
ההחלטה נשענת על תהליך קודם שזכינו לעשות עם האגף: אימוץ מתודולוגיית Agile, עבודה בספרינטים, תכנון ויישום משימות בטווח הקצר (במקום בראיה השנתית).
האתגרים:
בגוף פיננסי גדול כמו חברת הביטוח מנורה, קיימים מספר צדדים עסקיים, מה שבאופן טבעי מגוון את המטרות והיעדים, עובדה שלא מקלה על הרצון לייצר תכנית משימות חדשה בכל חודשיים. כדי להתמודד עם העבודה הזו, הוגדרו מיקודים אסטרטגיים מרכזיים, אליהם האגף כולו מחוייב ומיושר. הצד העסקי מרכז ומעביר את הדרישות העסקיות (בהלימה לאחד או יותר מהמיקודים), אגף מערכות המידע מנתח ומדייק אותם, וכך נבנית תכנית עבודה ממוקדת וקצרת טווח.
בתחילת 2024 האגף אימץ הסתכלות חדשה ושונה לחלוטין על המושג ״תכניות העבודה״:
- הבסיס לשיטה החדשה: כולם מתכננים לטווח של חודשיים קדימה, לא יותר (עם כל המשמעויות הכרוכות בכך)
- כל הגורמים המעורבים מרכזים ומנהלים את כל המידע אודות המשימות במקום אחד (מערכת הג'ירה), למען סדר וניהול אפקטיבי אך גם כדי לייצר שקיפות הוליסטית רחבה
- סגירת פערים ואישור התכנית: כדי לאשר את התכנית קדימה, אחת לחודשיים נקבע יום שבו מתכנסים מהבוקר עד שעות אחר הצהריים כל בכירי האגף דרך ראשי התחומים וראשי המחלקות, ופותרים את כל הקונפליקטים, האתגרים ובוחנים את כל האילוצים הרלוונטיים במטרה לצאת בסוף היום עם תכנית סגורה ומאושרת
- תקשורת ושיקוף: אימוץ המתודולוגיה החדשה ובעיקר יישומה בהצלחה בשטח היא תהליך שלוקח זמן, אבל מה שחברי האגף, ביחד עם השותפים העסקיים למדו ככל שהתקדמו, הוא המחויבות ההדדית להצלחת התהליך. הלקוחות העסקיים למדו שכדי לאפשר לאגף מערכות המידע לעמוד בלוחות הזמנים הקצרים ולספק את התוצרים הנדרשים בזמן ובאיכות הגבוהים ביותר, על הצד העסקי לספק מסמכי דרישות מפורטים וברורים, להתחייב לזמינות גבוה ע"מ לתת הבהרות במהלך הפיתוח ולאשר תוצרים קטנים
- מה קורה כשבכל זאת נדרשים שינויים והתאמות? שינויים והתאמות הן חלק מהמציאות העסקית, גמישות היא מאפיין קריטי בשוק התחרותי. לטובת הנושא הוגדר נוהל שבודק את היקף ההשפעה של אותו השינוי על המשך יישום התכנית כולה. אם השינוי לא פוגע בתכנית העבודה אליה התחייבו – מתקדמים, אם ישנה סכנה לפגיעה, אז מבצעים אסקלציה ניהולית, אבל תמיד יש גיבוי. הערך האמיתי נובע מרמת המחויבות והדבקות של כל הגורמים המעורבים לתהליך
- בקרה שוטפת וצמודה לקצב ואופי ההתקדמות של התכנית בג'ירה, מספקת רשת ביטחון שמטרתה לזהות בזמן אמת סיכונים שיכולים לעכב את התכנית.
לסיכום: השינוי הזה אפשרי. ניר יעקב, המומחה שהוביל את הפרויקט במנורה מטעם שטראוס אסטרטגיה: ״גם ארגונים מסורתיים שהתרגלו במשך שנים לעבוד בשיטות עבודה מסוימות, יכולים לאמץ וליישם בהצלחה מתודולוגיות עבודה חדשות ושונות, כאלו שייצרו רמת פרודקטיביות גבוהה באופן משמעותי מהתהליכים הקיימים. יחד עם זאת חשוב להכיר את הקריטיות שבמחויבות הניהולית הבכירה. ללא דחיפה איתנה מצד ההנהלה, שינוי שכזה לא יכול להפוך לעובדה בשטח.״
רוצים לשמוע עוד על אימוץ תהליכי Agile? מעניין אתכם להבין איך אפשר לייצר תכניות עבודה קצרות טווח?
צוות המומחים שלנו פה עבורכם ונשמח לשתף מהניסיון העשיר שלנו מול הארגונים המובילים במשק.